W nawiązaniu do naszego wcześniejszego tekstu o tym, czym jest audyt prawny w tym skupimy się na tym, co powinien taki audyt posiadać. Jak już wcześniej opisywaliśmy audyt prawny to instrument pozwalający na sprawdzenie stanu prawnego badanego podmiotu. Na wstępnie trzeba wspomnieć, że to, co powinien zawierać audyt prawny w pewnym stopniu uzależnione jest od tego, w jakim zakresie jest przeprowadzany, albo, w jakim celu. Chociaż są elementy podstawowe, które zawsze powinny się w nim pojawić.
Elementy składowe audytu prawnego
Z uwagi na to jak obszerny może być audyt prawny trzeba uwzględnić w nim 5 podstawowych elementów czy też składowych, o których trzeba pamiętać w czasie przeprowadzania audytu. Poza tym należy określić cel i zakres audytu oraz to, w jakiej części dany podmiot będzie badany.
1. Skład zespołu audytowego.
2. Przygotowanie dokumentacji.
3. Przeprowadzenie analizy dokumentów.
4. Przygotowanie raportu z przeprowadzonego audytu.
5. Wprowadzenie rekomendacji czy zaleceń po audytowych.
Prawnik podreśla, że na podstawie powyższych punktów powinien zostać zaplanowany audyt prawny. W kwestii składu osobowego, który to będzie dokonywał takiego badania w swoich szeregach powinien mieć osoby doświadczone i zaznajomione z branżą, w której działa badany podmiot. Poza tym zaleca się, aby w skład takiego zespołu wchodzili nie tylko prawnicy, szczególnie w przypadku, kiedy dokonujemy kompleksowego audytu całego podmiotu, tj. w każdym aspekcie jego funkcjonowania.
Kolejna rzecz to odpowiednie przygotowanie się do audytu, a mianowicie chodzi tu o zebranie i przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów i informacji np. zawarte umowy z kontrahentami i klientami, regulaminy i polityki wewnątrzzakładowe, dokumenty księgowe takie jak sprawozdanie finansowe, procesy biznesowe czy też informacje o prowadzonych sporach sądowych i pozasądowych. Na podstawie tak przygotowanych materiałów zespół audytowy dokonuje analizy tychże dokumentów pod kątem prawnym w celu zidentyfikowania potencjalnych ryzyk, zagrożeń czy nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy.
Następnie po przeprowadzeniu analizy przygotowywany jest raport. Zawiera się w nim informacje o zidentyfikowanych ryzykach, zagrożeniach, problemach czy nieprawidłowościach w funkcjonowaniu firmy, które wykrył zespół audytowy. To jest jego pierwsza część, a poza nią w dalszej części zawiera on zalecenia i rekomendacje do wdrożenia mające na celu poprawę sytuacji firmy i jej funkcjonowania, a co za tym idzie zmniejszenie czy wręcz wyeliminowanie ryzyk, zagrożeń czy nieprawidłowości. Wszystkie przekazane zalecenia powinny zostać tak przedstawione, ab y ich wdrożenie było skuteczne i nie sprawiało kłopotu firmie zlecającej takie badanie. Wszystkie te działania mają na celu zabezpieczenie firmy na przyszłości.
Czym charakteryzuje się dobry audyt prawny?
Podobnie jak w przypadku elementów składowych audytu można wyodrębnić pięć jego cech czy też obszarów, którymi powinien się charakteryzować tj.:
1. Musi być przeprowadzony rzetelnie.
Rzetelne przeprowadzenie audytu uzależnione jest od stopnia profesjonalizmu osób go przeprowadzających. Chodzi to o to, aby audytor działał odpowiedzialnie przy użyciu posiadanej wiedzy i umiejętności pozwalających na jak najdokładniejsze wykonanie audytu zgodnie ze wszystkimi wymaganiami prawnymi, księgowymi czy też wewnętrznych badanego podmiotu. Jako przykład można podać przeprowadzenie audytu w zakładzie produkującym nabiał. Aby wejść na halę produkcyjną audytor musi odpowiednio się ubrać, zgodnie z wymaganiami sanitarno-epidemiologicznymi np. czepek na głowę, osłonki na buty i rękawiczki itp.
Poza tym, aby mówić o rzetelnie przeprowadzonym audycie prawnym to audytor musi pozostawać neutralny (bezstronny), co oznacza, że nie może być podatny na wpływ innych. W szczególności na wpływ osób związanych z badanym podmiotem.
2. Przedstawienie realnych wyników
Po zebraniu wszystkich danych i ich przeanalizowaniu audytor przygotowuje raport zawierający wnioski, które to muszą odzwierciedlać stan faktyczny badanego podmiotu, to znaczy, w jakiej sytuacji prawnej czy finansowej się on znajduje. Jeśli dojdzie do sytuacji, że w ocenie audytora stan prawnych firmy jest inny niż to deklarował audytowany podmiot to takie wątpliwości czy rozbieżności powinny znaleźć się w przygotowanym raporcie.
Poprzez przedstawienie realnych wyników należy oczekiwać od audytora, że wyniki będą zgodne z rzeczywistością i nie będę w żadnym aspekcie zmieniane (fałszowane). Dobrze byłyby, aby w raporcie kończącym audyt znalazły się informacje o tym jak przebiegł audyt. Nie tylko, co i jak było sprawdzane, ale również opis tego, czego nie mógł on sprawdzić.
3. Praca na dowodach tzw. stanie faktycznym
Dobry audyt oparty jest tylko i wyłącznie o przedstawione przez badany przedmiot dokumentach (dowodach). Oczywiście audytor powinien wykazywać się dociekliwością w swojej pracy, ale powinna ona być oparta tylko na wspomnianych dowodach, a nie na jego przypuszczeniach czy subiektywnej ocenie rzeczywistości.
4. Zachowanie poufności i niezależności
W nawiązaniu do dwóch wcześniejszych punktów należy dodać, że jedną z najważniejszych cech audytora, która przedkłada się na sam audyt prawny jest jego niezależność. Jak już wcześniej wspomniano audytor powinien być bezstronny, a w parze z niezależnością? Należy to rozumieć, jako nie poddawanie się presji osób zewnętrznych np. zlecającego audyt czy też nie poddawanie się sugestiom innym członków zespołu audytowego.
Poufność zaś można uznać za najważniejszy aspekt dobrego audytu prawnego jak i samego audytora. Z uwagi na to, że audytor w czasie swojej pracy ma dostęp do wszystkich informacji badanego przedmiotu nawet tych najbardziej wrażliwych czy znaczących dla podmiotu musi być zobowiązany do zaufania poufności. Jego działania w żaden sposób nie mogą doprowadzić do ujawnienia jakichkolwiek decyzji, z którymi się zetknął w czasie wykonywania badania. Za takie dane można uważać na przykład dane pracowników czy stanu finansów firmy.
5. Zachowanie należytej staranności
W tym zakresie chodzi o to, że w czasie wykonywania badania, a następnie wykonywania raportu audytor nie może pomijać żadnych kwestii. Nawet tych, które są dla niego trudne czy uciążliwe.
Zachowanie staranności charakteryzuje się również tym, że audytor przygotowuje się do swojej pracy na przykład poprzez zapoznanie się z profilem działalności badanej firmy czy też przepisami prawa krajowego bądź zagranicznego w tych obszarach, w których nie czuje się pewnie.
Podsumowując, przeprowadzenie audytu prawnego to działanie mające na celu zadbanie o bezpieczeństwo szczególnie prawne firmy. Ponadto dobry audyt prawny charakteryzuje się tym, że kompetentne osoby go przeprowadzające po dokonaniu analizy dokumentów firmy są wstanie przygotować szereg zaleceń pozwalających na uniknięcie nieprawidłowości i zagrożeń, a co z kolei a tym idzie zminimalizowaniem ewentualnych kosztów ich naprawy.
Do tego, aby odpowiedzieć na pytanie, co powinien posiadać dobry audyt prawny w naszej ocenie to ludzie, a dokładniej osoby przeprowadzające audyt. Elementy składające się na niego czy też procedury nie wystarczą, jeśli będą używane przez niekompetentne osoby. Przy wyborze audytora czy firmy audytorskiej należy się kierować nie tylko ich doświadczenie, (czyli, u kogo przeprowadzili już audyty), ale głównie posiadaną wiedzą, którą możemy zweryfikować między innymi poprzez posiadane certyfikaty (najbardziej wiarygodne to te państwowe).